Bij de herinrichting van een dynamisch archief wordt vaak niet stilgestaan bij informatie- of documentmanagement op de werkplek. Hiermee wordt bedoeld de opslag en het beheer van documenten op de pc van de medewerkers of een voor de medewerker gereserveerde plek binnen een opslagsysteem of een database.

Medewerkers hebben de vrije hand om zelf een mappenstructuur te bedenken om documenten in op te slaan. Hierdoor is het moeilijk om archiefwaardige documenten boven water te halen en deze te (laten) registreren. Na verloop van tijd kan de “persoonlijke” mappenstructuur van medewerkers zo’n wildgroei vertonen door ongeordende opslag, dat de medewerkers zelf moeite hebben om eigen documenten terug te vinden.

Door mappenstructuren op de werkplek waar mogelijk ook te standaardiseren kan of kunnen:

• Archiefwaardige documenten makkelijker teruggevonden worden
• Er een aansluiting gemaakt worden op zowel werkprocessen als de ordenings-/indelingsstructuur van het dynamisch archief
• Gegevens gekoppeld worden aan mappen en documenten. Het gaat hier om gegevens zoals werkprocessen, vernietigingstermijnen, afdelingsgegevens enzovoorts.

De herstructurering van de informatie-/documenthuishouding vindt plaats door middel van een check op de werkplek en op basis daarvan een standaardisering van de (mappen-/opslag-) structuur.